Diagnóstico Organizacional Como Punto de Partida para el Cambio

 

Autora: MSc. Natividad Lainé Oquendo

Profesora Asistente Facultad de Psicología

Universidad de la Habana, Cuba

 

INTRODUCCIÓN

La Psicología de las Organizaciones fue la antes llamada Psicología Industrial, reconocida también bajo las nominaciones de Psicología del Trabajo o Psicología de Personal. Esta disciplina surge a principios del siglo XX y evoluciona de la relación hombre – trabajo con el fin de optimizarla a la relación individuo – organización con la finalidad de lograr la efectividad y desarrollo organizacional.

La Psicología Organizacional se ocupa del estudio de los aspectos subjetivos que se manifiestan y conforman en la actividad laboral; contextualizada en el ámbito material y socio – psicológico en que existe (desde las condiciones inmediatas del puesto laboral, hasta las de la organización en su totalidad). Este estudio se realiza con el fin de contribuir al desarrollo de los individuos y de la organización en pos de la eficacia organizacional.

La organización laboral, constituye un sistema social abierto, complejo y cambiante. Por ello se hace imprescindible comprender la dinámica socio – psicológica de la misma, con la finalidad de garantizar la flexibilidad del sistema a través de mecanismos que logren asimilar y adaptarse creativamente a las influencias del entorno. De esta forma, se pudiera garantizar su finalidad, que no es más que satisfacer las necesidades de grupos humanos específicos, de otras organizaciones y de la sociedad. 

Para lograr lo anterior, es necesario realizar, en toda organización laboral, un diagnóstico organizacional, al tratarse de un instrumento de gran utilidad para la realización de un análisis interno de sus fortalezas y debilidades, y uno externo que contemple las amenazas y oportunidades de la misma.

El diagnóstico es un proceso cíclico, sistémico, flexible y con carácter proactivo. Sus objetivos centrales son: conocer y describir la situación actual de una organización dada, para determinar sus fortalezas y debilidades, así como las amenazas y oportunidades que le ofrece el entorno en el cual se encuentra insertada. La recopilación de datos posibilita: la orientación hacia la disminución o erradicación de problemas y definir planes de acción a seguir, delimitando sus posibles efectos y pautando igualmente las fuentes de resistencia a las transformaciones pertinentes, que pudiesen obstaculizar la movilización de recursos necesarios para el cambio.

Partiendo de la información proporcionada a través del diagnóstico y de la acción de retroalimentación que debe mediar entre los profesionales que lleven a cabo la investigación, y la organización objeto de estudio, se hace posible que esta ultima se vuelva más eficaz y adaptable, tanto a las transformaciones del medio ambiente en que se halla enclavada, como a las ocurridas en lo interno del sistema, reconciliando las relaciones y metas humanas, con los objetivos y fines de la organización.

Las fases o momentos del diagnóstico son: recopilación de datos, integración de los mismos para describir la situación actual de la organización, orientación hacia el proceso de solución de problemas y, retroalimentación de la información obtenida a través de su diseminación entre los miembros del cuerpo gerencial y los trabajadores involucrados en el proceso.

OBJETIVOS

  1. Determinar las Fortalezas y Debilidades de la entidad estudiada a partir de la evaluación de algunas variables socio psicológicas.
  2. Proponer acciones de mejoras para resolver las debilidades que se detecten.

METODOLOGÍA

Para este trabajo de investigación se aplicó un Cuestionario Organizacional 1.

El cuestionario de referencia es una variante de uno validado y aplicado ampliamente por la Facultad de Psicología de la Universidad de la Habana, está concebido para medir CLIMA ORGANIZACIONAL, que no es más que la percepción que tienen los trabajadores de diferentes variables objetivas y subjetivas de su centro laboral.

El diagnóstico se realizó al 57,89% del total de trabajadores (11 de 19).

INFORMACIÓN SOBRE LAS VARIABLES QUE MIDE EL CUESTIONARIO

Definición conceptual y operacional de las variables y subvariables tenidas en cuenta para el análisis de la técnica:

Variable 1: Percepción de la dirección: Imagen que tienen los trabajadores de la organización acerca de sus directivos, su preparación profesional para el ejercicio de las funciones administrativas y la toma de decisiones; y valoración del carácter de las relaciones interpersonales que establecen con sus subordinados.

Subvariable 1.1: Confianza en la dirección: Sentimiento de seguridad que genera en los trabajadores de la organización la capacidad de los directivos para la toma de decisiones correctas acerca de su trabajo y la solución de problemas.

Subvariable 1.2: Supervisión: Percepción de los trabajadores de la organización acerca de los métodos de supervisión desarrollados en el centro por sus directivos y evaluación del grado en que éstos controlan el trabajo de forma efectiva y sistemática, sirviéndole de apoyo y modelo a sus subordinados en la ejecución de sus funciones.

Subvariable 1.3: Relaciones jefe- subordinado: Valoración del carácter de las relaciones que se establecen entre los trabajadores de la organización y sus directivos, sobre la base de una comunicación efectiva y del respeto y la colaboración mutua.

Subvariable 1.4: Estilo de Dirección: Valoración de los trabajadores del centro acerca de la manera en que su jefe los dirige y la influencia de su estilo de dirección en los resultados del trabajo.

Sub variable 1.5: Competencias de los Directivos: Imagen sobre los directivos de la organización que tienen los trabajadores, atendiendo al nivel profesional de los mismos, su preparación personal y la presencia de las habilidades necesarias para llevar a cabo sus funciones directivas.

VARIABLE 2: IDENTIFICACIÓN CON LA ORGANIZACIÓN: Sentimiento de identidad de los trabajadores con la organización y los objetivos organizacionales; y sentido de pertenencia a la misma.

Subvariable 2.1: Confianza en los Trabajadores: Percepción de los miembros de la organización acerca de la confianza que deposita la dirección en sus trabajadores, delegando tareas y responsabilidades en ellos.

Subvariable 2.2: Proyección: Orientación del comportamiento de los trabajadores del centro hacia su futuro en la organización y sentido de permanencia en la misma.

Subvariable 2.3: Participación: Valoración de los trabajadores del centro acerca de sus posibilidades reales de participar y ejercer influencia en el funcionamiento de su puesto de trabajo y la organización e implicación de los mismos en las actividades organizacionales.

Subvariable 2.4: Información: Percepción de los trabajadores del centro acerca del grado de información que poseen sobre la organización y los elementos relacionados con su trabajo, que tienen influencia en la calidad de su desempeño en el mismo.

Subvariable 2.5: Integración a la organización: Sentido de pertenencia a la organización de sus miembros, los cuales sienten que satisfacen sus necesidades individuales en su centro de trabajo, apoyando su gestión y mostrándose comprometidos con su participación en la vida activa del mismo.

Subvariable 2.6: Satisfacción con el Centro: Estado emocional positivo o agradable presente en los trabajadores del centro que resulta, tanto del valor social que posee su organización, como de la manera en que la misma está orientada a la satisfacción de sus necesidades individuales.

Subvariable 2.7: Sentido de pertenencia al Grupo: Valoración de los trabajadores de la organización acerca de las relaciones que establece con su grupo de trabajo y sentido de pertenencia al mismo. 

VARIABLE 3: PERCEPCIÓN DEL FUNCIONAMIENTO DEL CENTRO: Valoración de los trabajadores acerca del funcionamiento actual de su organización, su eficiencia y eficacia y las perspectivas futuras que le ven a la misma.

Subvariable 3.1: Eficiencia: Valoración de los trabajadores del centro acerca de la capacidad de la organización para alcanzar sus objetivos organizacionales con el mínimo costo posible.

Subvariable 3.2: Perspectivas de la organización: Valoración de los trabajadores acerca de las perspectivas de su organización e imagen de su centro en el futuro.

Subvariable 3.3: Comunicación: Valoración de los trabajadores acerca de la efectividad de los canales de comunicación formal e informal a lo interno de la organización, que permiten una correcta comunicación e influyen positivamente en el comportamiento organizacional.

Subvariable 3.4: Eficacia: Valoración de los trabajadores acerca de la capacidad de la organización para alcanzar los objetivos planificados de la manera más ágil y rápida posible y responder resolutivamente a los problemas con una intervención firme, rápida y coherente.

Subvariable 3.5: Capacidad de Adaptación y Autorrenovación: Valoración de los trabajadores acerca de la capacidad de la organización para adaptarse de una manera flexible, rápida y efectiva a los cambios que se producen en el ambiente externo y que afectan su funcionamiento; así como su orientación proactiva ante dichos cambios desde su planificación.

Subvariable 3.6: Capacidad de Aprendizaje: Valoración de los trabajadores acerca de la capacidad de la organización para asimilar y apropiarse de los conocimientos y habilidades  producidos por la relación entre las acciones desarrolladas y los resultados alcanzados; e institucionalizar las experiencias vividas para enfrentar nuevas situaciones en el futuro.

Subvariable  3.7: Trabajo en Equipo: Valoración de los trabajadores de la organización acerca del carácter interdependiente del trabajo de los miembros de su grupo y la presencia de un clima de apoyo mutuo donde se complementen los conocimientos y experiencias diversas, puestas a disposición de la consecución de los objetivos grupales y organizacionales. 

Los resultados finales de la calificación cuantitativa del Cuestionario de Diagnóstico Organizacional nos darán una puntuación media en cada variable, así como en cada una de las subvariables objeto de análisis (Promedio Subvariable y Promedio de la Variable, respectivamente). Esta puntuación será un valor ordinal que oscilará entre 1 y 5 puntos.

Los valores que se acerquen a 4 y 5 podrán considerarse FORTALEZAS dentro de los aspectos evaluados, los que estén entre 3,5 y 4 podrán considerarse como aspectos donde hay cierta satisfacción pero se encuentran presentes elementos o fuentes de insatisfacción; por debajo de 3,5 se puede hablar de DEBILIDADES, ya que habrá más fuentes de insatisfacción que de satisfacción.

RESULTADOS

variables de percepcioón de la dirección

Como se aprecia del gráfico que muestra el resultado de la variable 1, ninguna de las subvariables alcanza los valores por encima de 4, es decir, no podemos hablar de FORTALEZAS, solo hay dos que muestran más fuentes de satisfacción que de insatisfacción (1.3 y 1.4), hay evidentemente 3 DEBILIDADES Confianza en la dirección, Supervisión y Competencias de los directivos; específicamente las preguntas que tributan a este resultado son las siguientes:

En el caso de la subvariable  1.1 Existen personas en el Centro a las que los trabajadores respetan y siguen más que a los directivos, en el caso de la subvariable 1.2 Nuestro trabajo pierde calidad porque no se controla y exige adecuadamente  y en el caso de la subvariable 1.5 Existen personas mejor preparadas que mi jefe para ocupar su cargo.

variable identificación con la organización

La variable 2 es la que obtiene mejores resultados generales, hay una subvariable que es una FORTALEZA (Proyección) y dos muy cercanas al valor 4, la Satisfacción con el Centro y el Sentido de pertenencia al centro; sin embargo hay 4 subvariables con ciertas fuentes de insatisfacción sin llegar a ser debilidades. No tiene debilidades.

variable de percepción del funcionamiento del centro 

La variable 3 tiene una subvariable que se considera una FORTALEZA, la 3.7 por estar por encima del valor 4, presenta una muy cercana a serlo, la 3.4 y 3 que presentan ciertas fuentes de insatisfacción sin llegar a ser debilidades, la 3.1, 3.2 y 3.6; sin embargo presenta una que está en el límite de considerarse debilidad, la 3.5 y una que es una DEBILIDAD, la 3.3; las preguntas que tributan a este resultado en ambas subvariables son:

En el caso de la 3.5 se dice que en la planeación de nuestro trabajo se tiene poco en cuenta los posibles cambios del ambiente externo a la organización; y en el caso de la 3.3 Las asambleas de los trabajadores deben aprovecharse más para la comunicación de informaciones importantes al personal.

Al comparar las tres variables observamos que la más afectada y que es una DEBILIDAD es la Percepción de la Dirección a la cual tributan los aspectos ya analizados anteriormente.

CONCLUSIONES

Consideramos que todos los resultados deben ser analizados detenidamente pues aunque la muestra fue solo de un poco más del 50%, los resultados nos indican que hay fuentes de insatisfacción en las variables evaluadas lo que puede redundar en desmotivación y falta de interés de los trabajadores por su trabajo y su centro, si tenemos en cuenta que lo más afectado es la imagen que tienen de los jefes, principalmente en cuanto a su competencia, hay que considerarlo con mayor atención, pues son los jefes los que hacen que los trabajadores hagan las tareas.

Principales Fortalezas de esta organización:

  1. Proyección
  2. Sentido de pertenencia al Centro
  3. Satisfacción con el Centro
  4. Trabajo en Equipo
  5. Eficacia

Principales Debilidades de esta organización:

  1. Confianza en la dirección
  2. Supervisión
  3. Competencias de los directivos
  4. Capacidad de auto renovación y adaptación
  5. Comunicación

RECOMENDACIONES

Proponemos, realizar estudios con la finalidad de profundizar en la investigación realizada, incrementando la muestra de trabajadores con la finalidad de abarcar la totalidad de la entidad y así tener una visión holística del funcionamiento del centro.

RECOMENDACIONES A LA ORGANIZACIÓN

Promover la comunicación entre los trabajadores y los directivos, a través de Asambleas, apoyándose en el sindicato u otras organizaciones, con el fin de escuchar las demandas e inquietudes de los trabajadores,  así como aquellas ideas y posibles soluciones que ellos puedan brindar para trazar nuevas estrategias, implicándolos activamente en la consecución de los objetivos organizacionales y la satisfacción de las necesidades de sus miembros.

BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA

Avila, A: Manual Práctico para la utilización del Cuestionario de Diagnóstico Organizacional. Soporte digital.

Peiró, JM. Psicología de las  organizaciones. Editorial “Félix Varela”, La Habana, 2004.

Moros, H y Díaz, M.: Selección de lecturas de Psicología Organizacional, tomo II. Editorial: Félix Varela, La Habana, 2005

Moros, H; Díaz, M.; M, Vázquez; A, Ávila: Guía Metodológica: asignatura Psicología Organizacional II. Soporte digital.

1 Basado en investigaciones realizadas por el colectivo de Profesores de Psicología Organizacional de la Facultad de Psicología, Universidad de la Habana (1964-2004).
Versión Adaptada por A. Ávila (2005).

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