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Psicología Social y de las Organizaciones: La Comunicación en las Organizaciones

Dirección de los flujos de comunicación

Se puede clasificar la comunicación dentro de la organización en función de la dirección predominante que presenta en comunicación horizontal y vertical y dentro de esta última ascendente o descendente.

Comunicación vertical descendente

Es la del superior con uno o varios subordinados.

Los contenidos habituales de sus mensajes hacen referencia a la tarea, los objetivos, las directrices, los fines y los planes de la organización. Se distinguen cinco tipos:

  1. Instrucciones sobre la tarea.
  2. Información para la comprensión de la tarea, y su relación con otras de la organización (justificación de trabajo).
  3. Información sobre procedimientos y prácticas organizacionales.
  4. Retroalimentación al empleado sobre su rendimiento y ejecución.
  5. Información de carácter ideológico

Hay tres objetivos fundamentales:

  • La coordinación de las diferentes unidades para conseguir sus objetivos.
  • Mantener informado al individuo para que contribuya a la consecución de fines y consiga una mejor comprensión de su tarea y de la organización.
  • Mantener la motivación del individuo.

Factores que afectan a la eficacia y exactitud en los procesos de comunicación vertical descendente:

  • El tipo de material transmitiendo afecta a la exactitud de la comunicación, es mayor cuando hace referencia a las obligaciones del puesto que cuando se refiere a los problemas con él relacionados.
  • La exactitud depende también de la dimensión del circuito por el que ha de transmitirse de información. Así si la información afecta a más de un grupo se puede optar por dar la misma información a todos los miembros de todos los grupos, o bien, informar a los supervisores intermedios que a su vez las traducen para los miembros de casa grupo pudiendo existir diferencias en el mensaje transmitido.
  • El tipo de canal empleado, en función de su eficacia Dahle los ordena: comunicación oral y escrita, comunicación oral únicamente, comunicación escrita únicamente, empleo de un boletín y comunicación mediante rumores.
  • El interés del receptor. La mayoría de los subordinados desean conocer más datos de la organización de los que disponen. Los superiores y los subordinados difieren en sus percepciones acerca de la frecuencia con que aquellos comunican información a estos.

En resumen, la comunicación descendente desempeña una función fundamental de información, coordinación y motivación de los empleados. Su función principal es permitir el ejercicio del poder y la regulación y control de la conducta de los subordinados.

Comunicación vertical ascendente

Comunicación de los subordinados con sus superiores. Puede considerarse el proceso complementario a la comunicación descendente.

Cumple tres funciones:

  • Determinar si los subordinados han recibido y comprendido los mensajes, para evaluar y corregir los sistemas de comunicación.
  • Función de retroalimentación, mediante la cual la dirección puede evaluar y corregir sus objetivos, planes, sistemas y métodos.
  • Comunicar a la dirección la percepción de los subordinados, como nuevas iniciativas acerca de procedimientos y objetivos o forma de enfrentarse a la variabilidad externa.

Según Blanty y Macharer, las funciones de la comunicación vertical ascendente son:

  • Permite a los superiores determinar con mayor precisión la necesidad, clase y tipo de la comunicación descendente.
  • Retroalimentación sobre la comunicación ascendente.
  • Ayuda a la toma decisiones a través de sugerencias.
  • Establece un canal de participación.
  • Fomenta la crítica sana y reduce las presiones y tensiones emocionales.
  • Contribuye al conocimiento de necesidades y expectativas de los empleados.

En relación con los contenidos que se trasmiten en esta dirección, hay cuatro grandes tipos, "lo que la persona dice":

  1. sobre sí mismo,
  2. acerca de otras personas y sus problemas,
  3. sobre las prácticas y políticas organizacionales,
  4. acerca de lo que es necesario hacer y cómo hacerlo.

Hay una serie de factores que afectan a la eficacia de este tipo de comunicación que van desde las características de la propia organización, hasta las características personales de los supervisores, pasando por las características de los subordinados.

El status cuando va asociado con el poder afecta mucho más a la comunicación ascendente que cuando va desligado de éste, se tiende a restringir y filtrar la información que circula hacia arriba, transmitiendo aquella que probablemente despertará una reacción favorable.

Cuanto mayor es la pirámide jerárquica mayor es la inhibición de comunicación ascendente.

Las características de los subordinados: la existencia de altas aspiraciones introducían menor exactitud en la información que este transmitía al eliminar o modificar los aspectos negativos del mensaje.

A esto hay que añadir la tendencia de los supervisores a valorar menos positivamente este tipo de comunicación que otros.

Comunicación horizontal

Consiste en el intercambio lateral de mensajes entre miembros de un mismo nivel jerárquico.

Hay tres tipos de comunicación horizontal en función de los miembros que intervienen:

  1. Entre compañeros dentro de un mismo grupo de trabajo; Hace posible un cierto grado de coordinación y de solución de los problemas, incrementa la satisfacción de los empleados. Para que sea eficaz ha de coordinarse con la comunicación descendente. El tamaño del grupo influye sobre el grado de satisfacción (las unidades pequeñas tienen mayor satisfacción).
  2. Entre miembros de diversas unidades dentro de la misma organización; Es eficaz para transmitir información, coordinar actividades, resolver problemas y solucionar conflictos. Tiende a ser restringido (en especial las burocracias). Esta afectada por la estructura de la organización, siendo mayor en estructuras descentralizadas y cuando los miembros son profesionales.

    Uno de los aspectos que se ha estudiado es el conflicto interdepartamental. En ocasiones es necesaria la mediación de una tercera parte neutral, mediante el recurso a estancias superiores se puede perder eficacia. La solución propuesta por Fayol es la comunicación directa y horizontal entre las diferentes unidades y partes (Puente de Fayol).

  3. Interacciones entre línea y staff; La mayor movilidad geográfica y organizacional del staff y su mayor grado de participación en actividades de comunicación plantean dificultades en la comunicación y conducen a situaciones de conflicto.

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