Psicología Online PIR Psicología de las organizaciones Formalización de la organización como variable estructural

Psicología Social y de las Organizaciones: Las estructuras organizacionales

4.3. FORMALIZACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN COMO VARIABLE ESTRUCTURAL.

Weber (1947) fue uno de los primeros autores que hizo hincapié en la importancia del establecimiento de reglas y procedimientos formalizados en una organización. Relacionó esa formalización con otras características estructurales como la centralización del poder y la profesionalización de los miembros de una organización. En las burocracias, al existir una formalización de las tareas, deberes y derechos de los puestos, había un grado importante de impersonalidad. Hecho que produce un descenso de la satisfacción y moral laboral, pero incrementa en determinadas circunstancias la eficacia de la organización.

Hall, Haas y Johnson (1967) afirman que la dimensión estructural de formalización incluye:

  • roles:
    • el grado en que las posiciones en la organización están concretamente definidas,
    • la presencia o ausencia de descripciones escritas de los trabajos;
  • las relaciones de autoridad:
    • el grado en que la estructura de la autoridad está formalizada (claras definiciones de la jerarquía de autoridad),
    • extensión en que la estructura de autoridad está formalizada por escrito;
  • las comunicaciones:
    • énfasis en las instrucciones escritas,
    • énfasis en la utilización de los canales formalmente establecidos en el proceso de la comunicación;
  • normas y sanciones:
    • número de reglas y planes escritos,
    • el grado en que existen penas estipuladas para las desviaciones e incumplimientos,
    • la extensión con que esas penas están codificadas por escrito;
  • procedimientos:
    • el grado de formalización de los programas de orientación para nuevos miembros (socialización sistemática de todos los nuevos miembros),
    • el grado de formalización de programas de entrenamiento en el propio puesto para los nuevos miembros (socialización sistemática y continuada de los nuevos miembros).

Muchos aspectos de la organización pueden formalizarse y estandarizarse. La estandarización se refiere a la regulación de estos aspectos, la formalización, en cambio, hace hincapié en el establecimiento de esas reglas en forma escrita.

El problema de la formalización está relacionado con los procedimientos que la organización utiliza para hacer cumplir las normas, especialmente con el rigor que exige su cumplimiento. Una organización con bajos niveles de tolerancia de desviación de las normas es más formalizada que otra con el mismo tipo de reglas, pero con un grado mayor de tolerancia. Según Hage (1965) la formalización ha de evaluarse por la proporción de trabajos codificados y el rango de desviación tolerado a partir de las reglas que los codifican, cuanto menor es el rango de tolerancia mayor es el nivel de formalización de la organización.

Una distinción especialmente importante en las investigaciones empíricas:

  • formalización de carácter operativo, se refiere a la formalización de reglas y procedimientos relativos al trabajo, que tratan de controlar ese trabajo en su proceso y en sus resultados. Trata de controlar únicamente las operaciones productivas;
  • formalización de carácter regulativo, se refiere a la formalización del funcionamiento interno de la propia organización en su conjunto, determinando las normas de los sistemas de comunicación, compensación, promoción, etc. Formalización que establece un control sobre el funcionamiento de la organización en su conjunto.

La distinción entre reglas operativas y reguladoras es importante en el análisis de las organizaciones profesionales, pues los miembros de estas organizaciones, por sus peculiares características, suelen rechazar el establecimiento por parte de la organización de reglas y procedimientos operativos, pero sí aceptan de buen grado un sistema de reglas de funcionamiento general que preserven sus derechos de la arbitrariedad de la dirección.

Hecho que ocurre pues los profesionales se ocupan con materias primas y tecnologías lo suficientemente complejas para que no resulten fáciles y eficazmente regulables los procedimientos de su trabajo. El sistema de control establecido consiste en un proceso de educación y entrenamiento amplio mediante supervisión. Se trata de reglas y procedimientos establecidos externamente al propio sujeto que pueden producir baja satisfacción pero que resultan un sistema de control más eficaz y rápido que la internalización. En la realidad ocurren siempre conjuntamente ambos procedimientos aunque en proporciones muy diversas según los casos.

Su evaluación ha sido enfocada desde 2 perspectivas básicas:

  • procedimiento subjetivo que trata de determinar el grado de formalización de una organización a partir de las percepciones subjetivas de sus miembros;
  • procedimiento objetivo, utiliza información de los registros oficiales, códigos de la organización e información sobre la organización proporcionada por informantes clave.

Los estudios sobre las relaciones entre las medidas subjetivas y las objetivas ofrecen resultados bajos. Pennings (1973) encontró que las correlaciones entre ellas eran nulas o muy débiles, sin alcanzar niveles significativos. Hecho a tener en cuenta al evaluar los resultados de las investigaciones pues su consideración clarifica diversas incongruencias y contradicciones debidas en buena parte a los métodos de evaluación empleados y a las distintas definiciones operacionales de las variables.

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