Psicología Online PIR Psicología de las organizaciones Los comites temporales o grupos AD HOC

Psicología Social y de las Organizaciones: Los grupos en las organizaciones

3.1. LOS COMITÉS TEMPORALES O GRUPOS "AD HOC".

Los comités temporales o grupos "ad hoc" son los grupos que no forman parte de la estructura organizacional, con una vida limitada y que implican una 2ª tarea para sus miembros que se superpone a sus obligaciones habituales dentro de la organización. Grupos que suelen establecerse cuando la dirección se enfrenta ante problemas nuevos que no pueden ser abordados ni resueltos por los departamentos existentes ni por los comités ya creados. Problemas que pueden ser:

  • cambios bruscos del entorno
  • innovaciones tecnológicas,
  • innovaciones de productos por los competidores,
  • cambios en las condiciones de los mercados,
  • aparición de nuevas leyes gubernamentales,
  • alteraciones fuertes en el contexto económico.

También pueden incluirse aspectos internos de la organización:

  • renovación de los sistemas de compensación,
  • reestructuración de la propia organización para alcanzar un funcionamiento más descentralizado.

Pueden utilizarse para proporcionar una integración horizontal dentro de una organización estructurada fundamentalmente de manera vertical. Galbraith (1973) señala que es necesario incrementar un muchas ocasiones las relaciones y la coordinación horizontal entre departamentos para dominar la gran cantidad de información que se genera en la organización; para ello, un medio eficaz puede ser la constitución de comités temporales. Sin embargo, estos grupos son una "desviación" de la estructura formal de la organización y pueden crear problemas. Hay, pues, que valorar los costos y los beneficios que producirá cada uno de estos grupos antes de proceder a su creación.

3.1.3. PUNTOS A TENER EN CUENTA AL ESTABLECER UN COMITÉ TEMPORAL.

A. Establecer y delimitar claramente los objetivos que habrá de cumplir el grupo o el comité temporal y las directrices de los procedimientos que deberá utilizar para la consecución de esos objetivos. Todo deberá formularse en términos perfectamente comprensibles para el propio comité.

B. Seleccionar a los miembros del comité y designar a su presidente. Selección en la que pueden intervenir múltiples factores. Un criterio importante debe ser la competencia de las personas respecto con los objetivos a conseguir y su experiencia de trabajo en este tipo de grupos. En la designación del presidente hay que tener en cuenta su competencia técnica sobre el problema, su competencia en los procesos de grupo y su facilidad de contacto con el iniciador del comité.

C. Determinar las relaciones entre el comité y la persona o grupo que lo inicia. Aunque en ocasiones se establece una independencia entre ambos, lo más habitual es que el grupo o la persona que crea el comité proporcione apoyo y respaldo a sus actuaciones al tiempo que desempeña un control y una supervisión sobre él.

D. Una vez creado, procurar que se establezca un nivel adecuado de cohesión y una importante implicación de sus miembros en la realización de la tarea y la consecución de los objetivos. El presidente debe procurar establecer este clima desde las primeras reuniones.

E. El comité debe procurar la clarificación de sus relaciones con otros grupos de la organización. En la medida en que el problema afecte a otros grupos puede experimentar presiones de éstos y las soluciones pasan por ciertas negociaciones con esos grupos. Las relaciones a establecer en cada caso están en función de la consecución de los objetivos del grupo.

F. Determinar el modo en el que el comité presentará los resultados a sus iniciadores y a otros grupos interesados y el plazo para su presentación. El grupo tendrá que considerar la forma más adecuada para su presentación. Esos resultados son por lo general, producto de amplias deliberaciones, discusiones y conflictos, el comité los va asumiendo poco a poco. Al presentarlos a otra persona, quizá sea conveniente acompañarlos con una exposición genética del proceso seguido para facilitar la aceptación por parte de esos grupos.

Los comités temporales pueden ser un instrumento importante para el funcionamiento de la organización. Su carácter temporal ofrece ventajas aunque puede presentar también ciertas dificultades dentro de la organización. Su creación requiere un estudio de costes y beneficios y ha de tener en cuenta unos aspectos mínimos para que su funcionamiento sea eficaz.

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