Psicología Online Psicología Industrial La Formación en las Organizaciones. Un Aspecto Esencial para el Capital Humano

La Formación en las Organizaciones. Un Aspecto Esencial para el Capital Humano

1.- Introducción

La sociedad del siglo XXI está sufriendo grandes cambios y el mundo empresarial debe estar atento a los mismos. El entorno competitivo exige una adaptación al mercado de las empresas, por lo tanto, la formación se ha convertido en un requisito imprescindible.

Las razones principales por las que se exige una formación continuada son las siguientes:

  • Crecimiento continuado del número de trabajadores del sector servicios a costa de sendos decrementos en los sectores agrícola e industrial.
  • Aparición del subsector de la información (para algunos “sector cuaternario”).
  • Crecimiento del paro, particularmente juvenil, de los titulados y de los mayores de 45 años.
  • Crisis en los sectores industriales y de servicios (construcción naval, del automóvil, de acerías, de transporte aéreo, etc.) que provocan paros de personal especializado y necesidades de reconversión y actualización de trabajadores.
  • Desarrollo progresivo de formas de trabajo caracterizadas por su mayor autonomía, flexibilidad de condiciones laborales, eventualidad, discontinuidad, etc.
  • Impacto producido por las nuevas tecnologías de la información en los procesos de producción, de comunicación, de relación, etc.

2.- Aproximación conceptual al concepto de formación

En la década de los setenta del siglo pasado, emergieron nuevas fórmulas de organización y trabajo, adquiriendo el factor humano un valor de especial relevancia.

Este nuevo paradigma productivo obliga a un aprendizaje permanente, una mayor polivalencia y una exigencia continua de formación. Esta forma de entender la actividad empresarial, indudablemente obliga a rediseñar los procesos formativos, las familias profesionales y el concepto de formación.

Autores como Peña Batzan (1990) definen la formación como: “Incremento del potencial de la empresa mediante el perfeccionamiento profesional y humano de los individuos que la forman”.

Prieto (2002) propone encuadrar tres conceptos entrelazados: entrenamiento, capacitación y desarrollo.

ENTRENAMIENTO

Aprendizaje que logra incrementar las cotas de eficiencia en el puesto actual cuando se detecta que la persona no está a la altura de las demandas o exigencias

CAPACITACIÓN

Aprendizaje que logra agilizar la promoción de candidatos idóneos a un puesto concreto, distinto del actual, a corto plazo.

DESARROLLO

Aprendizaje que fomenta el crecimiento personal de los empleados en consonancia con los cambios que se producen en la entidad.

Fuente Prieto (2002)

Las tres delimitaciones estratégicas se pueden relacionar con lo que se entiende en el ámbito institucional y profesional entendemos por formación profesional, puesto que la mayoría de las empresas desarrollan programas de formación orientado las acciones a este formato.

3.- Objetivos de la formación

a) Objetivos de la formación para la empresa

Según Harper y Lynch (1992), se destacan los siguientes:

  • Homogeneizar las pautas de comportamiento y actuación profesional, dotando a todos los miembros de la organización de la necesaria cultura común.
  • Establecer un canal efectivo de comunicación en el seno de las comunicaciones empresariales
  • Desarrollar sistemas específicos de motivación dirigidos a estimular la productividad general del personal de la empresa.
  • Apoyar técnicamente la promoción interna.
  • Desarrollar potenciales, facultades, aptitudes y características; en suma: incrementar las posibilidades de equipo humano.
  • Instrumentalizar el sistema de perfeccionamiento de los distintos niveles profesionales, con el fin de adaptarlo a las actuales necesidades.
  • Potenciar la relación humana y determinar una serie de pautas comunes de acción.

b) Objetivos de la formación para el trabajador

  • Conseguir que el trabajador se identifique con su tarea de modo que comprenda su sentido y frialdad.
  • Hacer que el trabajador se familiarice con la labor que realiza. Con ello se elimina el miedo al trabajo desconocido, iniciándole debidamente y evitando sus prevenciones.
  • Procurar que el trabajador llegue a dominar su cometido.
  • Proporcionar medios para que alcance mayores logros.
  • Hacer que el trabajador se adapte a su entorno de trabajo.

4.- Diagnóstico de las necesidades de formación en la empresa

Las técnicas más utilizadas para catalogar las necesidades de formación son las siguientes:

• El análisis de los trabajos desarrollados. Es una tarea muy difícil debido a los altos costes en tiempo y a la gran necesidad de experiencia y de profundo conocimiento de la empresa. El análisis consiste en descomponer todos los trabajos realizados por la empresa en sus elementos esenciales e indicar cómo se desarrollarían alternativamente para alcanzar una mayor eficacia en su desarrollo. Uno de los problemas más graves que surge de esta técnica, además de los ya citados costes de tiempo y de conocimiento, es la falta de transparencia informativa que se da en ocasiones a medida que se sube en la jerarquía.

• La constatación de anomalías. Un excesivo número de defectos de fabricación, la obtención de beneficios por debajo de lo esperado, pueden ser síntomas de la necesidad de potenciar desde un punto de vista formativo para aumentar así la rentabilidad del proyecto.

• La observación directa. Aunque es la más rápida y nos permite tener una idea rápida sobre las necesidades de formación de la empresa, tiene el inconveniente de su generalidad y la subjetividad del juicio efectuado por el responsable correspondiente en relación con esa necesidad.

• Las solicitudes de directores y jefes. Es una de las técnicas más valiosas e importantes porque conocen cuál es la trayectoria del negocio, sus puntos fuertes y débiles, conocen al personal a su cargo y por la experiencia. En la realidad, son los que requieren la intervención de un programa de formación y ofrecen los medios necesarios para que se lleve a cabo con éxito.

• La programación de carreras. Mediante este análisis podremos predecir cuáles van a ser las necesidades futuras del personal en función de sus carreras mediante la utilización de las fichas del personal valorado.

• La entrevista y reuniones de grupo. Se pretende con ello captar información de primera mano ya sea de forma individual (en el caso de las entrevistas) como colectiva (si se realizan reuniones de grupo). Es muy importante en ambos casos la sinceridad e impedir que los individuos se vean coartados por cualquier motivo para expresar libremente sus ideas. En este sentido, por parte de los organizadores es fundamental conocer adecuadamente al personal que trabaja en la empresa.

5.- El plan de formación

Conocidas las necesidades formativas, los responsables deben buscar una solución a la cuestión; entonces es cuando aparece el compromiso de elaborar un plan de formación. Muchas veces el plan de formación fracasa porque ha sido planificado sin estimar una serie de factores:

a) Análisis de la organización: conocer las carencias de la empresa que puedan ser objeto de resolución por medio de la formación.

b) Política formativa: responde a las directrices, objetivos y contenido de la formación en la empresa. Cómo instituir la formación como elemento de promoción, motivación e integración en la organización, optimización de los recursos económicos, materiales y humanos, etc.

c) Detención de las necesidades formativas, que pueden ser llevadas a efecto desde una doble perspectiva: proactiva o reactiva. La primera implica la detección de necesidades potenciales, evitando que dichos problemas se hagan reales. La perspectiva reactiva significa abordar el problema manifiesto, utilizando diferentes técnicas, metodologías, etc.

d) Diseño de acciones formativas: conocidas las carencias formativas se necesita abordar el asunto tomando en consideración: objetivos, contenidos, tipo de acción, formadores, calendario, destinatario y presupuesto.

e) Programación formativa: es la transferencia de necesidades en acciones. No siempre es posible transferir todas las necesidades en acciones por diferentes causas, economía, exceso de carencias, etc. Ante esta realidad la empresa se ve en la necesidad de priorizar las necesidades formativas.

f) Modelo de evaluación: Todo plan de formación está sujeto a la evaluación con el objeto de conocer si se han alcanzado los objetivos planificados. En caso de no ser así, saber dónde han residido los errores, la gestión, la idoneidad del programa, las técnicas empleadas, etc.

g) Diseño del presupuesto económico: es estudiar y confeccionar los gastos generados por las acciones formativas y cómo se van a cubrir. En la confección del presupuesto se debe contabilizar diferentes elementos: desplazamientos, dietas, alojamiento, materiales, etc. Junto a estos gastos indirectos se deben considerar gastos directos, como horas dedicadas a los formadores internos, las horas invertidas de los trabajadores asistentes al curso, etc.

En la consecución del éxito del plan de formación sobresalen dos elementos: la selección adecuada de técnicas formativas y la evaluación del programa formativo.

6.- Técnicas de formación

Varían según sean los objetivos que la empresa pretende con los programas de formación. Las técnicas de formación más importantes son las siguientes:

1º Método del Caso. Consiste en la discusión en grupo de situaciones reales que hayan sucedido anteriormente y que tenga aspectos relevantes, interesantes, informativos o importantes para el buen desarrollo del proceso de los objetivos de la empresa. Pueden incluir o no la solución al caso que se aplicó en su momento, aunque lo importante es todo el proceso de análisis y la obtención de conclusiones útiles para la empresa.

Una de las principales ventajas del método del caso es que fomenta la participación activa, permite intercambiar opiniones y puntos de vista a veces enfrentados, lo que permite aprender de las ideas ajenas, y mediante la observación y el análisis de los problemas de empresas similares y del cómo lograron superar o no sus dificultades, permite que el sujeto adquiera una experiencia que trabajando le costaría años conseguir.

2º El “Role-playing” o Sociodrama. Consiste en teatralizar situaciones ficticias no alejadas excesivamente de la realidad por parte de un grupo de alumnos/as, mientras que el resto actúa de observadores y junto al profesor realizan posteriormente sus comentarios y críticas, que han de intentar ser siempre constructivas. Con ello se corrigen errores y se aprende de la experiencia y de las ideas ajenas. Esta técnica se utiliza sobre todo en las relaciones humanas dentro de la empresa.

3º Las Conferencias. Se emplean para exponer a grupos numerosos un tema que puede ser totalmente nuevo o no. Si es nuevo, la conferencia puede provocar el efecto contrario al esperado (que es el de la asimilación) por lo que será siempre positivo que el ponente sea un buen comunicador.

Por eso, esta técnica ha de completarse con otras para que el proceso de aprendizaje sea más eficaz.

4º La Rotación de Puestos. Permite tener una visión más globalizada y objetiva de los problemas de cada departamento y de cómo se solucionan.

Exige para ello, de la colaboración tanto del empleado que va a rotar como de los departamentos que lo van a admitir, lo que exige un compromiso previo por ambas partes.

Este sistema rotativo presenta dos grandes ventajas: en primer lugar, permite tener un conocimiento más completo, actual y objetivo de los problemas y de las características de la empresa, y permite además, que se fomenten unos lazos de amistad que se fortalecerán posteriormente cuando el empleado trabaje en esos departamentos.

5º El adiestramiento. Responde a un aprendizaje del puesto de trabajo para el que ha sido contratado. El hecho de ser seleccionado para un puesto de trabajo no implica estar en posesión de la formación necesaria y requiere un adiestramiento propio de su desempeño.

6º Tutelaje o mentoring. Es el aprendizaje a manos de un empleado o compañero con mayor experiencia. El trabajador con mayor experiencia transmite conocimientos, habilidades o destrezas aprendidas a lo largo de su vida laboral a un trabajador con menos experiencia en su puesto de trabajo.

7º Entrenamiento o coaching. Es un sistema de entrenamiento de las personas o grupos de personas donde a manos de un responsable se está en constante formación de técnicas o estrategias productivas. Según Bayón Mariné (2002) el coaching ofrece una visión de entrenamiento, producida en el puesto de trabajo, dentro del cual cada quién representa un papel especial como miembro de un equipo y en dónde lo que más cuesta es el individuo, su desarrollo personal y su personalidad para fundirse dentro de un grupo con el fin de desempeñar con excelencia y crecimiento del oficio o posición en la que actúa, sirviendo de soporte para que su equipo siempre triunfe.

8º La Discusión en Grupos. Consiste en un debate de un tema ya conocido de antemano en el que el moderador encauza y dirige los temas a debatir. La elección del moderador es fundamental para sacar conclusiones positivas de la discusión, por lo que es preferible que ya hubiese tenido experiencia previa.

Las ventajas de este método radican en que el participante asimila mejor porque retiene ideas, enriquecidas por la interacción entre los miembros del grupo, que le permiten actuar en la discusión.

Las Enseñanzas Audiovisuales. Proporcionan lo que se denomina una

“mayor identificación emocional” al englobar estímulos visuales y los auditivos. Por ello, la asimilación por parte del individuo es mucho más rápida y más duradera.

10º La Enseñanza Programada. Presenta dos grandes ventajas: en primer lugar, el alumno establece por sí mismo su propio ritmo de aprendizaje y además, este método permite realizar cursos sobre temas muy concretos que antes no eran posibles ya sea porque era muy difícil hacer grupos homogéneos de trabajadores o por los altos costes inherentes al programa de formación. La clave de este tipo de enseñanza está en el fraccionamiento adecuado de las materias a estudiar y su claridad informativa en cuadros en los que hay palabras en blanco a rellenar por el alumno, con soluciones al final del ejercicio. De esta forma se puede realizar el proceso autoevaluatorio de forma inmediata lo que redunda en un mejor aprendizaje.

Principios de Enseñanza Programada:

  1. El programa se compone de pequeños pasos fáciles de aprender.
  2. Se aprende activamente, es decir, mediante la práctica.
  3. Los alumnos se autoevalúan al instante lo que redunda en un mejor aprendizaje al autocorregirse al momento los errores.
  4. La progresión en el aprendizaje es libre.

11º Cursos. Se recurren a ellos cuando se desea transmitir mucha información a un mayor número de personas. Es una de las técnicas más demandadas por las empresas, por la amplitud en la transmisión de contenidos. Si bien, no es una técnica completa y se necesita de otras técnicas que requieran la participación del grupo.

7.- Evaluación y seguimiento de la formación

La evaluación del proceso de evaluación se puede realizar de cuatro modos distintos: interrogando directamente a los alumnos/as a través de cuestionarios anónimos, controlando lo adquirido a través de pruebas preparadas al efecto, evaluando de forma subjetiva el comportamiento individual después del proceso de formación y evaluando resultados tangibles.

1ª) Interrogar directamente a los alumnos/as a través de cuestionarios anónimos.- Es la forma de evaluación más extendida. La consulta de sus reacciones permite apreciar el grado de satisfacción del seminario.

Se realizarán así unos cuestionarios de evaluación que tendrán las características siguientes:

  • Que definan lo que se desea obtener.
  • Que el cuestionario venga acompañado por una nota explicativa que explicite los hechos buscados.
  • Que permita una cuantificación correcta de las respuestas.
  • Que esté compuesta por un número par de criterios de apreciación para que sea significativo.
  • Que las preguntas sean claras, concisas y sinceras.
  • Que se asegure el anonimato de los comunicantes.
  • Que existan algunas preguntas abiertas y que haya un espacio para comentarios adicionales que el/la alumno/a quiera hacer.

EJEMPLO:

¿Cómo evaluaría la utilización del Power-Point en el seminario?

  • Muy útiles.
  • Útiles.
  • Poco útiles.
  • Inútiles.

2ª) Controlar lo adquirido a través de pruebas preparadas al efecto.-

La utilización de esta técnica supone evaluar de forma objetiva el grado de conocimiento adquirido en el proceso de formación. Por ello, se tiene que haber evaluado antes del comienzo del programa, para tener así una medida objetiva del grado de avance en el proceso de aprendizaje.

Al ser una evaluación objetiva, se deberán utilizar los mismos criterios para todos los asistentes al programa y los resultados deberán tratarse estadísticamente para tener una referencia más completa e histórica de dichos programas, lo que facilita un mejor grado de interpretación de los resultados obtenidos.

El grave problema de este sistema es que es difícilmente aceptado por los asistentes al programa de formación, al tener un carácter demasiado escolar y no propio de la pedagogía para adultos.

3ª) Evaluación subjetiva del comportamiento individual después del proceso de formación.- Es el sistema de evaluación más difícil al hablar más bien de apreciación que se hace a través de hechos significativos o de comentarios recibidos directamente del/a alumno/a o de sus colaboradores y compañeros de trabajo.

Para evitar la aparición de problemas que pueden incidir en las relaciones laborales, es recomendable realizar (si lo deseamos hacer) este sistema de manera informal y con un carácter general, para evitar críticas y comentarios subjetivos que pueden enturbiar el panorama laboral de la empresa.

4ª) Evaluación de resultados tangibles.- Sólo se pueden realizar en largos procesos de formación lo que permite, además, evaluar dicho proceso en un contexto más amplio. Sin ánimos de ser exhaustivos, el éxito de un proceso de formación podría venir dado:

1. En programas de Calidad:

  • Por la disminución de productos defectuosos.
  • Devoluciones de clientes.
  • Costes de fabricación.
  • Clientes insatisfechos.

2. En programas de Seguridad, por la disminución de:

  • Accidentes de trabajo.
  • Gravedad en los mismos.
  • Absentismo laboral.

3. En programas de Formación de Vendedores, por el aumento de:

  • La cifra de ventas.
  • El número de clientes.
  • La presencia en el mercado.
  • El número de nichos de mercado en donde se vende el producto.

8.- Referencias bibliográficas

  • Bayón Mariné, F (2002).Organización y recursos humanos. Madrid: Síntesis.
  • Harper y Lynch (1992). Motivación del Personal y Clima Laboral. La Gaceta de los Negocios. Madrid.
  • Peña Baztan, M. (1990). Dirección de personal: organización y técnicas; Hispano Europea, Barcelona Páginas 29-128)
  • Prieto, J.M (2002): “Personal (La formación del)”, en Reyes, R (dir): Diccionario Crítico de Ciencias Sociales; Universidad Complutense de Madrid, Publicación electrónica, Madrid.