13 herramientas y técnicas de gestión del tiempo

Si quieres mejorar la gestión del tiempo y aprovechar mejor tus horas, te preguntarás de qué recursos dispones para optimizar los minutos. A continuación, mostramos 5 herramientas de gestión del tiempo:

1. Agenda

Este es uno de los medios de gestión del tiempo más utilizados y está presente tanto en formato en papel como en soporte electrónico. Elige aquella opción que más te ayude a ti a estructurar tu calendario semanal de tareas y proyectos.

2. Calendario de mesa

Este tipo de formato resulta práctico para tener este anclaje visual del contexto temporal presente en el escritorio del despacho de trabajo. Por ejemplo, podrás consultarlo inmediatamente si recibes una llamada de teléfono para concretar una reunión. Organizar correctamente las tareas y hacer una eficaz gestión del tiempo, ayuda a prevenir el estrés laboral.

3. Cronograma

La gestión del tiempo parece más compleja cuando se trata de medir los tiempos de manera realista en el cumplimiento de un proyecto a largo plazo. Esta planificación de un guión de las tareas que componen este reto puede ayudarte a visualizar el proceso a seguir a partir de ahora.

4. Cursos de gestión del tiempo

La formación en torno a esta competencia también está presente en aquellos programas de formación con un contenido vinculado a este objetivo de aprendizaje. La participación en una experiencia formativa de estas características puede ayudar a la persona a darse cuenta de cuáles son sus aciertos y cuáles son sus errores en la gestión de los minutos. Este recurso de aprendizaje es uno de los más importantes para adquirir nuevas competencias y habilidades en la gestión del tiempo.

5. Recursos online

A través de las nuevas tecnologías también puedes disponer de medios digitales orientados a este fin. Algunos recursos online que puedes utilizar como herramientas de gestión del tiempo son Todoist, Google Calendar, Evernote y MyMemorizer.

• Todoist es una herramienta de gestión del tiempo que te permite tener un seguimiento actualizado de tus proyectos, identificando qué es aquello que tienes que hacer en este día y pudiendo tachar aquellos puntos que ya has completado.
• Google Calendar es otro de los recursos de apoyo que puede acompañarte en este proceso de organizar tu calendario y gestionar el tiempo mejor.
• Evernote es otra herramienta de gestión del tiempo te ayuda a tener constantemente presente cuáles son tus objetivos y los plazos de tiempo.
• MyMemorizer es otro recurso de gestión del tiempo que te ayuda a recordar datos importantes a través de su formato de calendario que te ayuda a programar tus tareas.

¿Cómo puedes optimizar tu tiempo mejorando tu productividad en el trabajo? Además de las herramientas de gestión del tiempo, es decir, instrumentos que ayudan a organizar, también existen técnicas de gestión del tiempo: métodos que puedes seguir para aprovechar mejor las horas. A continuación, mostramos 8 técnicas de gestión del tiempo:

1. Agrupa tareas similares para realizarlas en un mismo fragmento de tiempo para evitar la ruptura constante de ritmo que produce el paso de un asunto a otro totalmente diferente.
2. Concreta las tareas en tu agenda señalando el tiempo de inicio y de finalización. Este ejemplo puede aplicarse, por ejemplo, a la convocatoria de las reuniones de trabajo. Tan importante como la puntualidad en el inicio de una labor es terminar también en el plazo previsto.
3. Evita interrupciones. Una idea es colocar un cartel informativo en la puerta de tu despacho en aquellos momentos de máxima concentración en los que quieres evitar cualquier tipo de interrupción para que el interlocutor sepa que ese no es un buen momento para llamar a la puerta.
4. Evita distracciones. Silencia el teléfono móvil cuando puedas hacerlo para evitar la distracción constante de las novedades que recibes. La disposición para la mejora de la gestión del tiempo también parte de la planificación.
5. Elabora una lista semanal o diaria con la enumeración de las tareas a llevar a cabo. En esta técnica de gestión del tiempo es importante diferenciar los objetivos de esta lista por orden de importancia y de urgencia.
6. Aprovecha los desplazamientos. Para optimizar la gestión del tiempo en la realización de distintos recados también puedes realizar estas tareas en el entorno del barrio en el que vives o en el entorno próximo al lugar de trabajo.
7. Elige el canal más adecuado en la comunicación para transmitir una información a otra persona. Por ejemplo, ¿cuántas conversaciones de WhatsApp se prolongan en una secuencia de mensajes cuando ese asunto hubiese podido clarificarse mejor y en una mayor brevedad a través de una llamada de teléfono?
8. Análisis DAFO de gestión del tiempo. Para profundizar en torno a este objetivo también puedes realizar este análisis diferenciando cuatro apartados de debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades en torno a los que puedes estructurar la información. ¿Cuáles son las debilidades que identificas en tu gestión del tiempo? ¿Y las fortalezas que quieres seguir manteniendo? ¿Qué amenazas identificas en relación con este objetivo? ¿Y cuáles son las oportunidades presentes en este escenario?

Además de las técnicas y herramientas de gestión del tiempo explicadas anteriormente, también deben ser considerados algunos consejos. Los 6 consejos más importantes para mejorar la gestión del tiempo son los siguientes:

1. No pospongas aquello que puedes hacer hoy para otro momento. Ocuparte de ese asunto en esta jornada te ayudará a no acumular esta responsabilidad para el día siguiente.
2. Desconecta del trabajo durante el fin de semana o al final del día. Prolongar la jornada en casa hasta tarde de lunes a viernes afecta de manera negativa a la productividad porque el descanso es una necesidad básica y la falta de sueño afecta a nuestro cerebro.
3. Plantea objetivos claros y realistas. La planificación conecta con una dirección a seguir que es aquella que identifica el punto de llegada. Puedes experimentar desorientación si no sabes claramente hacia dónde te diriges.
4. Sé realista y mantén una visión real de tu tiempo. Querer abarcar más proyectos de los que realmente puedes asumir en un plazo determinado solo hará que te sientas desbordado por la sensación de no poder terminarlos en la fecha prevista.
5. Ten en cuenta tu estado y organiza las tareas en función de él. Por medio del autoconocimiento puedes identificar, por ejemplo, en qué momento tienes mejores condiciones para ser más productivo. También es mejor realizar las tareas más difíciles en la etapa inicial de la jornada laboral, en lugar de dejar ese esfuerzo para el final cuando el cansancio produce un efecto en la concentración.
6. Deja espacio para imprevistos. Es muy importante gestionar el tiempo, planificar y ser concreto con las tareas, las horas y las fechas. Sin embargo, también es importe ser flexible y tener en cuenta que pueden aparecer imprevistos.

A continuación, mostramos un resumen de los consejos, herramientas y técnicas para la gestión del tiempo, organización y planificación de tareas, la optimización del tiempo y la productividad.

Este artículo es meramente informativo, en Psicología-Online no tenemos facultad para hacer un diagnóstico ni recomendar un tratamiento. Te invitamos a acudir a un psicólogo para que trate tu caso en particular.

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